Privacybeleid

1Wie wij zijn

Dit Privacybeleid beschrijft hoe Searchpilot B.V., een besloten vennootschap naar Nederlands recht (KvK 99806673, statutaire zetel te Amsterdam), handelend onder de naam “Rankbird” (“wij”, “ons”), persoonsgegevens verzamelt en gebruikt. Onze volledige bedrijfsgegevens staan op Bedrijfsgegevens. Voor privacyvragen kunt u contact opnemen via support@rankbird.com.

2Reikwijdte

Dit beleid geldt voor persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken: bezoekers van rankbird.com, personen die contact met ons opnemen, en contactpersonen bij onze (potentiële) klanten. Voor zover wij via het Rankbird-platform persoonsgegevens namens een klant verwerken, is de klant verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als verwerker op grond van onze Verwerkersovereenkomst.

Artikel 4 beschrijft, zoals Google vereist, hoe wij omgaan met Google-gebruikersgegevens wanneer een klant Google aan Rankbird koppelt.

3Wat wij verzamelen, waarom, en op welke grondslag

• Website en contactformulier — naam, e-mailadres, bedrijf, winkel-URL, uw bericht, en technische gegevens zoals IP-adres en browsergegevens. Doel: uw verzoek beantwoorden en de website beveiligen. Grondslag: art. 6 lid 1 sub b AVG (precontractuele stappen) en art. 6 lid 1 sub f AVG (gerechtvaardigd belang bij beveiliging).
• Klant- en prospectadministratie — naam, functie, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf, winkel-URL, communicatiegeschiedenis en gekozen pakket. Doel: onboarding, support en accountbeheer. Grondslag: art. 6 lid 1 sub b AVG voor klanten; art. 6 lid 1 sub f AVG voor prospects.
• Gekoppelde Google-diensten (alleen als u Google koppelt) — zie artikel 4. Grondslag: art. 6 lid 1 sub b AVG.
• Facturatie — naam, bedrijf, factuuradres, btw-nummer, betaal- en factuurgegevens. Doel: facturatie en boekhouding. Grondslag: art. 6 lid 1 sub b en sub c AVG. Facturen worden rechtstreeks door Rankbird verstuurd.
• Marketing (als u zich aanmeldt) — naam, e-mailadres, bedrijf. Doel: productupdates en nieuwsbrieven. Grondslag: toestemming, of gerechtvaardigd belang voor bestaande klanten, met een afmeldmogelijkheid in elk bericht.
• Logs — IP-adres, browsergegevens, tijdstempels, fout- en eventlogs. Doel: beschikbaarheid, probleemoplossing en beveiliging. Grondslag: art. 6 lid 1 sub f AVG.
• Sollicitanten — de gegevens in uw sollicitatie. Doel: werving. Grondslag: art. 6 lid 1 sub b en sub f AVG.

Wij vragen niet om bijzondere categorieën persoonsgegevens. Stuur die alstublieft niet via het contactformulier.

4Google Search Console en Google Analytics

Google koppelen is optioneel. Rankbird krijgt pas toegang tot Google-gegevens nadat een bevoegde gebruiker zijn of haar Google-account koppelt en de rechten verleent die op het toestemmingsscherm van Google worden getoond. Voor Google-gegevens in de workspace van een klant is de klant verwerkingsverantwoordelijke en treedt Rankbird op als verwerker.

Rechten die wij vragen. Alleen-lezen toegang tot de Google Search Console- en Google Analytics-property’s waartoe de koppelende gebruiker toegang heeft, en het e-mailadres van het gekoppelde Google-account zodat wij de koppeling kunnen herkennen. Rankbird kan niets wijzigen, toevoegen of verwijderen in uw Google-account en heeft geen toegang tot andere Google-diensten zoals Gmail, Drive of Agenda.

Gegevens waartoe wij toegang hebben.

• Search Console: property’s, zoekopdrachten, klikken, vertoningen, klikfrequenties, posities, landingspagina’s, URL-inspectie- en sitemapgegevens.
• Google Analytics (GA4): geaggregeerde rapportagegegevens zoals sessies, betrokkenheid, conversies, landingspagina’s en verkeerskanalen. Wij vragen geen identificatoren op gebruikersniveau of gegevens waarmee individuele bezoekers van uw website te identificeren zijn.

Hoe wij ze gebruiken. Uitsluitend om gebruikersgerichte Rankbird-functies voor de gekoppelde workspace te leveren en te verbeteren: inzichten in zoekprestaties, rapportages, technische websitecontroles, keyword- en contentkansen, AI-ondersteunde contentfuncties en AI-zichtbaarheidsmonitoring.

Delen. Wij delen Google-gebruikersgegevens alleen voor zover nodig om deze functies te leveren, met onze hostingprovider, externe AI-aanbieders en een aanbieder van keyworddata, allen onder een verwerkersovereenkomst; om aan de wet te voldoen; of als onderdeel van een fusie, overname of verkoop van activa, met kennisgeving aan gebruikers. Search Console-keywords, prestatiecijfers en zoekopdrachten kunnen naar AI-aanbieders worden gestuurd om content te genereren en AI-zichtbaarheidsmonitoring uit te voeren. Google Analytics-gegevens worden niet naar AI-aanbieders gestuurd. Op grond van onze afspraken gebruiken AI-aanbieders deze input niet om hun modellen te trainen.

Wij verkopen Google-gebruikersgegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties en gebruiken ze niet om algemene AI- of machine-learningmodellen te ontwikkelen, trainen of verbeteren. Medewerkers van Rankbird lezen Google-gebruikersgegevens niet, tenzij u daarvoor toestemming geeft, het nodig is voor beveiliging (zoals het onderzoeken van een bug of misbruik), de wet het vereist, of de gegevens geaggregeerd zijn voor interne bedrijfsvoering.

Opslag en beveiliging. Van Google afkomstige gegevens en de inloggegevens die nodig zijn om de koppeling werkend te houden, worden versleuteld opgeslagen op servers in de EU, met toegang beperkt tot wat strikt noodzakelijk is.

Toegang intrekken en verwijderen. U kunt de toegang op elk moment intrekken in uw Google-account (myaccount.google.com/permissions) of door te mailen naar support@rankbird.com. Na intrekking kan Rankbird geen nieuwe gegevens meer ophalen en worden de opgeslagen inloggegevens verwijderd of ongeldig gemaakt. Om van Google afkomstige gegevens te laten verwijderen, mailt u naar support@rankbird.com; wij verwijderen ze, samen met de opgeslagen inloggegevens, binnen 30 dagen na een geverifieerd verzoek, tenzij de wet ons verplicht bepaalde informatie te bewaren.

Limited Use. Het gebruik door Rankbird van informatie die via Google API’s is ontvangen, en de overdracht daarvan aan andere apps, voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.

5Cookies

rankbird.com gebruikt standaard alleen strikt noodzakelijke cookies. Andere cookies plaatsen wij alleen met uw toestemming via de cookiebanner. Zie ons Cookiebeleid.

6Met wie wij gegevens delen

Wij delen persoonsgegevens alleen met dienstverleners die ze namens ons verwerken onder een verwerkersovereenkomst, zoals aanbieders van hosting, e-mailverzending, foutmonitoring, AI en keyworddata; met professionele adviseurs (zoals onze accountant) waar nodig; en met autoriteiten waar de wet dat vereist. Wij verkopen geen persoonsgegevens. De categorieën sub-verwerkers staan op Sub-verwerkers.

7Doorgifte buiten de EER

Onze gegevensopslag vindt hoofdzakelijk plaats in de EU. Sommige aanbieders zijn gevestigd buiten de EER, voornamelijk in de Verenigde Staten. Voor die doorgiften baseren wij ons op het EU-VS Data Privacy Framework en/of de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie.

8Hoe lang wij gegevens bewaren

• Berichten via het contactformulier: maximaal 24 maanden, tenzij er een klantrelatie uit voortvloeit.
• Klantadministratie: de duur van de relatie plus 7 jaar (fiscale bewaarplicht); prospects zonder vervolg: maximaal 24 maanden.
• Factuurgegevens: 7 jaar.
• Marketing: totdat u zich afmeldt of uw toestemming intrekt.
• Logs: maximaal 90 dagen, tenzij langer nodig voor een beveiligingsonderzoek.
• Sollicitaties: 4 weken na afloop van de procedure, of maximaal 1 jaar met uw toestemming.
• Google-inloggegevens en van Google afkomstige gegevens: voor de duur van de overeenkomst of totdat de toegang wordt ingetrokken. Ze worden niet automatisch verwijderd wanneer de overeenkomst eindigt: verwijdering is een supporthandeling, uitgevoerd binnen 30 dagen na een geverifieerd verwijderverzoek aan support@rankbird.com. Kopieën in beveiligde back-ups worden in de normale back-upcyclus overschreven.

9Uw rechten

U hebt het recht op inzage, rectificatie en verwijdering van uw persoonsgegevens, op beperking van de verwerking, op dataportabiliteit, en om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken. Om een recht uit te oefenen, mailt u naar support@rankbird.com; wij reageren binnen een maand en moeten mogelijk uw identiteit verifiëren. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

10Geautomatiseerde besluiten en AI

Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd. Het platform gebruikt AI-modellen van derden om op instructie van een klant content op te stellen en AI-zichtbaarheidsmonitoring uit te voeren. Klanten zijn verantwoordelijk voor het controleren van AI-gegenereerde content; als auto-publish aanstaat, kan content zonder voorafgaande menselijke controle worden gepubliceerd.

11Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling tijdens transport en in opslag, toegangsbeperkingen met meerfactorauthenticatie waar beschikbaar, bescherming tegen spam en aanvallen, en een datalekprocedure die, waar vereist, melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur omvat.

12Kinderen

De Dienst is bedoeld voor zakelijk gebruik en is niet gericht op kinderen.

13Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid bijwerken. Wezenlijke wijzigingen worden waar passend gecommuniceerd, en de datum hierboven wordt aangepast.

14Contact

Vragen: support@rankbird.com. Onze bedrijfsgegevens staan op Bedrijfsgegevens.